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Uma das tarefas de quem trabalha em um consultório odontológico como Auxiliar de Saúde Bucal (ASB) é manter a documentação dos pacientes em dia, certo?! Sem dúvidas, na hora da organização, uma das principais dúvidas com relação ao assunto é: por quanto tempo manter os prontuários?
Afinal, por quanto tempo manter os prontuários?
De acordo com o artigo 17º do Código de Ética Odontológica, “é obrigatória a elaboração e a manutenção de forma legível e atualizada de prontuário e a sua conservação em arquivo próprio, seja de forma física ou digital”. O código, porém, não fala especificamente sobre até quando guardar os documentos.
Também não existe um consenso, com relação ao tempo, entre os dentistas. Há quem diga que o armazenamento deve ser feito por dois, cinco, 10, 20 anos ou até mais.
Apesar de ninguém ter chegado a um acordo, muitos profissionais da Odontologia preferem manter os prontuários guardados por pelo menos cinco anos depois do fim do tratamento. O prazo é baseado em uma possível prescrição de reparação de danos e está previsto no Código de Defesa do Consumidor (CDC). É uma opção, né?!
Um artigo publicado no Dental Press Journal of Orthodontics, traz autores que sugerem a guarda por tempo indeterminado. Afinal, para eles, é melhor prevenir do que remediar!
Independentemente da questão de por quanto tempo manter os prontuários, é importante lembrar que ele pertence ao paciente, mas que a guarda é do dentista.
Caso o cliente peça o documento, a recomendação é: entregue, mas faça com que ele assine um termo para provar, se necessário, que fez a retirada. Também é possível oferecer uma cópia do prontuário, no mesmo esquema da assinatura como prova.
Organize os outros documentos
Além dos prontuários, é importante manter organizados outros documentos relacionados ao consultório odontológico. Veja abaixo a lista que o site Vida Organizada preparou:
1 mês
- Recibos do cartão de crédito;
- Recibos de pequenas compras;
- Comprovantes de depósitos bancários.
1 ano
- Canhotos do talão de cheques;
- Extratos bancários;
- Extratos dos cartões de crédito;
- Extratos de investimentos;
- Propostas, apólices e declarações de pagamento de seguros devem ser guardadas por um ano depois do término do serviço.
5 anos
- Contas de água, telefone, luz e outros serviços essenciais;
- Recibos de pagamento de convênio médico;
- Pagamento de cursos livres;
- Comprovantes de pagamento de cartões de crédito;
- Comprovantes de pagamento de aluguel (devem ser guardados enquanto você estiver no imóvel e durante mais cinco anos depois que sair);
- Recibos de diárias de hotéis.
10 anos
- Contas de condomínio (devem ser guardadas por todo o tempo em que você estiver no imóvel e, depois que sair, durante mais 10 anos).
Para sempre
- Declarações do imposto de renda;
- Registros de imóveis;
- Testamento;
- Hollerites;
- Carnê do INSS.
Para guardar em um lugar seguro
- Escrituras;
- Apólice e cartão do seguro do carro;
- Registro e títulos do carro;Cartões do INSS;
- Passaportes;
Outros
- Documentos de consórcios (devem ser guardados até acabarem as transações);
- Notas fiscais de compra de produtos (guardar durante a vida útil do produto);
- Certificados de garantia (idem ao item acima);
- Contratos (devem ser guardados até que o vínculo entre as partes seja desfeito).
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