Documentos não faltam nos consultórios e clínicas odontológicas. A cada novo paciente, novas fichas, novos exames, novas prescrições. E todos eles devem estar devidamente armazenados para que os dentistas tenham sempre em mãos o histórico de seus clientes.
Além disso, todos esses documentos devem fazer parte do prontuário odontológico que, mesmo após o término do tratamento do paciente, deve ser guardado por um período mínimo de cinco anos. O que beneficia o próprio profissional no caso de um novo atendimento.
O retorno do paciente está sendo cada vez mais valorizado pelos profissionais, que buscam a fidelização dos clientes. O prontuário odontológico também poderá ser requerido a qualquer momento pelos pacientes – dentro do período estipulado, para tirar alguma dúvida.
Nas clínicas e consultórios odontológicos, o profissional responsável pela organização e armazenamento de todos estes documentos é o Auxiliar de Saúde Bucal (ASB). Neste artigo preparamos algumas dicas para que ASB possa guardar os documentos dos pacientes e facilitar o trabalho dentro das clínicas. Acompanhe:
1. Local adequado para arquivo
Em consultórios odontológicos menores, ainda é comum que o prontuário odontológico seja guardado em pastas, contendo vários papéis. Mas isso requer bastante organização para o ASB guardar os documentos dos pacientes. Perder um exame? Nem pensar.
Nestes casos, é importante que o Auxiliar de Saúde Bucal mantenha somente um local específico para o armazenamento de pastas, como um armário de arquivo, por exemplo. As pastas devem ser divididas por pacientes para facilitar buscas posteriores, de preferência por ordem alfabética.
2. Organização diária
Já pensou chegar um paciente e o ASB correr procurar sua ficha de anamnese e prescrições? Não vai pegar bem e isso pode até prejudicar a conquista da fidelidade do cliente. Portanto, o ASB deve ainda organizar os documentos diariamente, deixando-os separados para estarem nas mãos do dentista na hora de receber o paciente.
3. Digitalização
Em casos de consultórios maiores, ou clínicas odontológicas que contam com mais profissionais, o armazenamento de papéis é um desafio muito grande. Isso porque ele pode comprometer o espaço físico utilizado para o empreendimento, pelo número de documentos.
Por isso, dentistas estão dando preferência pela digitalização dos documentos odontológicos. Para os exames, o processo fica até facilitado, já que muitos inclusive já contam com resultados na hora por meio do computador. Basta armazená-los adequadamente. Aqui a dica também é criar pastas com o nome dos pacientes.
Para os demais documentos e prescrições que necessitam de assinaturas, a digitalização se faz necessária. Em um primeiro momento gerará um novo trabalho para o Auxiliar, mas facilitará e muito o processo do ASB guardar documentos dos pacientes, e depois encontrá-lo.
No entanto, esse procedimento deve ser feito com calma e critério. Cada documento deve ser nomeado adequadamente para que não haja confusão posterior. Em casos de esquecimentos ao salvar, algum documento importante pode ficar perdido em meio a tantos outros.
4. Utilização de softwares pode facilitar armazenamento e busca
A digitalização de documentos também pode ser substituída nos casos de consultórios e clínicas odontológicas utilizarem algum tipo de software de gestão. Alguns deles geram os documentos virtualmente, facilitando assim o processo do ASB guardar os documentos dos pacientes.
Como vimos é muito importante o ASB guardar os documentos dos pacientes com critérios específicos e de forma organizada. Vale lembrar que ao armazená-los em computadores e também virtualmente, a segurança é aumentada, já que documentos físicos podem ser mais facilmente avariados.
Saiba mais sobre a organização nos consultórios em nosso blog.
