Encontrar agendas de papel em consultórios está cada vez mais raro. Os prontuários também saíram das gavetas para o computador. Mas e você, que é Auxiliar em Saúde Bucal (ASB), como tem lidado com a organização disso tudo? No post desta segunda-feira, veja dicas de como organizar os documentos virtuais.
O passo a passo para organizar os documentos virtuais
Bom, o primeiro passo é reunir todos os arquivos digitais que precisam ser arquivados. Faça uma varredura (computador, no celular, no pen drive…) para encontrar o que precisa ser guardado. Em seguida, transfira tudo para uma única pasta.
A partir dela é que você vai começar a organizar os documentos virtuais. Depois, você deve decidir como vai armazenar esses arquivos. Essa parte é bastante pessoal. Ela deve ser executada conforme as necessidades do local onde trabalha, levando sempre em conta as divisões e subdivisões.
Por exemplo: se você quiser guardar exames dos pacientes, pode criar uma pasta “Pacientes”. Dentro dela, outras pastas com os nomes deles.
Ao arrumar os documentos virtuais, você notará que há alguns que não precisam mais existir. Sabe aquela foto do tratamento que ficou borrada? Ou, ainda, aquela ficha cadastral que não foi e nem será terminada? São coisas que só contribuem para a desorganização geral.
Converse com o dentista e, com a permissão dele, exclua o que for possível. Também faça limpezas frequentes na lixeira do computador.
O próximo passo é nomear os documentos virtuais. Pode até ser prático na hora salvar o arquivo como “123”, mas depois dará um trabalhão para você descobrir do que se trata. Crie um padrão de nomeação e deixe a preguiça de lado.
Outra regra de ouro quando falamos em organização do computador é com relação ao desktop. Não tem nada mais perturbador do que ver a tela toda “poluída”. Coloque lá apenas o que você realmente precisa.
Agora, é hora do backup. Nunca sabemos quando o computador vai parar de funcionar e sumir com toda a documentação do consultório. Para evitar isso, salve as coisas do consultório em dispositivos portáteis ou online.
Por fim, mantenha a ordem. Não adianta desenvolver a melhor forma de organização e não mantê-la. Logo que cada documento chegar, encaminhe para a pasta correta, com o nome correto. Assim, fica simples organizar os documentos virtuais.
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